"Мало предприятий знают, сколько они тратят и на что, у того или иного поставщика…»

Анализ затрат есть процесс сбора, чистки, классификации и анализа данных о расходах с целью снижения стоимости закупок, повышения эффективности и контроля за закупками. Он также может быть использован в других областях бизнеса, таких как управление запасами, бюджетирование и финансовое планирование.

Есть три основных направления анализа затрат – сбор данных, сам анализ и процесс использования. Проведя анализ можно ответить на важнейшие вопросы, влияющие на расходы, в том числе:

·         Что закупалось?

·         Кто были поставщики?

·         Как качественно выполнялись процессы закупок?

·         В полном ли объеме выполнялись договорные обязательства поставщиком и как часто?

Весомые причины для проведения Анализа затрат

Для проведения глубокого анализа затрат, есть несколько важных причин. Основной является прибыльность бизнеса, поэтому проведя анализ затрат компании находят новые области экономии, которые ранее были не использованы, сокращают время на процесс закупок, тем самым экономят дорогостоящий ресурс своих специалистов. Проведите анализ затрат и вы обеспечите видимость и понимание, необходимое для повышения эффективности закупок. Появится множество возможностей для снижения затрат через наглядность и прозрачность.

Осуществление анализа затрат по принципу «360 градусов», является чрезвычайно сложной задачей для большинства организаций. Каждый шаг в процессе закупок имеет элемент управления данными. Большая часть проблем кроется в большом количестве фрагментированных данных, которые размещены в различных местах хранения.  Другая часть связана с плохо реализованными технологиями решений по управлению затратами. Как правило, данные плохо организованы в операционных системах и построены не учитывая необходимость управления и жесткого контроля, за операционными затратами. Плохая классификация структуры затрат по категориям и подкатегориям  приводит к ошибочным выводам и принимаемым решениям. В результате существует ограниченное доверие к цифрам, представленным в привычных отчетах. Очистка и проверка данных в период подготовки к анализу, а так же их стандартизация обогатит вашу информацию о затратах и процессе закупок. Плохое качество данных поступающих из ERP и систем закупок, большая проблема бизнеса. Очистка и проверка данных,  их стандартизация обогатит вашу информацию о затратах. Есть ли готовые решения? 

Как правило, решения необходимо принимать очень оперативно, для этого высокое качество данных является абсолютно необходимым. Лучшими компаниями в этих вопросах отмечены те, которые способны анализировать затраты и находить лучшие возможности для повышения эффективности закупок. Оптимизация расходов является ключевым показателем в области закупок и управлении затратами. Чтобы эффективно осуществлять закупочную деятельность вы обязательно должны  провести анализ затрат, это снизит затраты, обеспечит лучшее управление и контроль поставщиками, а также позволит разработать информационную стратегию в области закупок.

·         Анализ затрат имеет решающее значение для управления поставками и успеха в бизнесе в целом.

·         Анализ затрат обеспечивает прочную основу для принятия решений, определяет ключевые категории расходов, позволяет выявить несоответствие в принципах и методиках принятых в компании по закупкам, позволяет объединить закупки, чтобы получить лучшие условия от закупок большим объемом.

·         Анализ затрат позволяет вести сравнительный анализ и оценку эффективности закупок в течение длительного времени.

Основной задачей проекта анализа затрат является, получить более четкое представление о расходах компании и как эти данные могли бы улучшить управляемость затратами и закупками. Подробная информация о закупках  позволяет гораздо легче проводить аргументированные переговоры с поставщиками, чтобы повлиять и изменить условия в благоприятную сторону, а также для обеспечения экономии и повышения эффективности закупок.

·         Имеет ли ваша компания хорошие описания характеристик и свойств, продуктов и услуг в закупках?

·         Используете ли вы систему категоризации продуктов и услуг закупки?

·         Разделяете ли вы закупки на категории по классификатору?

·         Испытываете ли вы потребность в заполнении недостающих данных для полноты информации в описании SKU, при заказах и анализе?

Классификация расходов на категории и поставщиков  является первым шагом в создании групп и категорий  данных по затратам. Категоризация товаров и услуг, которые приобретаются; определяет, как много поставщиков привлекалось  для конкретных закупок по категориям; и сколько компания тратит на конкретные закупки по каждой из категорий, в целом и с каждым поставщиком в отдельности. Детализация закупок товара по собранным данным позволяет выяснить точные данные расходов по каждому из поставщиков и каждому из товаров на организационном, категорийном и проектном уровне. Хорошие инструменты и методики анализа очень важны, но если данные которые они анализируют плохие, результат будет неточным, что приведет к потере времени и усилий. Необходимо выявлять возможности для подписания новых или пересмотр условий действующих контрактов на основе анализируемых данных, использовать цифры из собственного анализа, а не только расчетные значения предоставляемые поставщиком.

Проведенный анализ вам поможет включить все ваши расходы в управление затратами. Основным шагом является сбор данных, исторической информации о расходах компании из всех имеющихся источников и преобразование этих необработанных данных в информацию, которую команда закупок может использовать.

Обеспечение ключевых заинтересованных лиц компании единой прозрачной и взвешенной информацией, выходя далеко за рамки простого использования бюджета.

Все участники управления операционными затратами в компании начиная от собственников, финансовых директоров и руководителей по закупкам получат в полном объеме прозрачную и выверенную информацию.

Когда сделано все правильно, это позволяет компании найти возможности для повышения покупательной способности, снизить издержки, повысить эксплуатационные характеристики продукции и обеспечить лучшее управление и контроль над поставщиками, а также повысить взаимоотношения с внутренними и внешними заинтересованными сторонами.

Большинство компаний имеют огромный объем данных об их расходах, проведенных в различных системах, предназначенных для поддержки системы управления затратами, но требуют систематизации и анализа.

Категоризация закупок, требует высокого уровня экспертизы, но к сожалению допускаются ошибки, когда базы данных ERP и закупок децентрализованы, что делает трудным проведение точного анализа.

В ряде компаний информация о контрактах и их условиях, хранится в бухгалтерии, и не отражена не в какой больше управленческой системе. Если данные по контракту систематически не регистрируются и не хранятся в актуальном месте, в электронном доступном всем формате, то действующий подход к управлению, хранению и обработке данных по контрактам, не позволяет специалистам по управлению затратами и закупками адекватно вести взаимоотношения с поставщиками.

Соответствующие данные по договорам с поставщиками, о расходах и условиях их возникновения часто анализируются вручную и только для тех поставщиков и контрактов по которым выявились явные проблемы.

Специалисты компании, которые должны использовать эти данные, как правило, не могут использовать в полном объеме договорную информацию для анализа данных, так как она поступает в очень сыром виде, ее слишком сложно обрабатывать и на это уходит много времени.

Отсутствует во многих компаниях единая система извлечения данных из многочисленных разрозненных систем, данные слабо доступны для анализа затрат и находятся в «рыхлом» состоянии, для подготовки данных требуются кадровые ресурсы имеющие специальные навыки и значительный ресурс времени.

  Анализа закупок

·         Какие материалы и услуги были  приобретены в прошлом году? 

·         В каких объемах, и по каким ценам? 

·         Были ли изменения в закупаемом ассортименте с течением времени?

·         Сколько SKU было в вашем списке закупок?

·         Имелись ли тенденции увеличения объема закупок на протяжении времени?

·         Можем ли мы объединить какие либо SKU в одно, чтобы максимизировать покупательную способность и давление на поставщика для получения лучших условий?

·         Были ли дубликаты в закупках?

·         Заказывали ли различные подразделения компании аналогичные товары самостоятельно?

·         Можно ли объединить потребности подразделений в единую систему, пересмотрев закупаемый ими ассортимент для консолидированной закупки?

·         Какие товарные и сервисные категории имеют наибольшие возможности для сокращения затрат?

·         Совпадает ли принятая в компании классификация закупаемых товаров и услуг с классификатором применяемым поставщиками?

Анализ поставщиков

·         Как выглядит структура ваших поставщиков?

·         Сколько поставщиков добавилось в этом году?

·         Сколько тратится в среднем на одного поставщика за анализируемый период?

·         Как можно проранжировать поставщиков по объему их поставок?

·         Были ли существенные изменения в течении времени, в качестве сервиса и полноте услуг?

·         Сколько поставщиков вы имеете для закупки конкретного материала или группы материалов?

·         Какой процент от объема общих затрат приходится на каждого из поставщиков?

·         Как сравнить цены разных поставщиков по конкретному материалу?

·         Были ли какие-нибудь изменения в ценах?

·         Как выглядят поставщики между собой, в сравнении условий платежей и поставок, а так же качества полученных материалов, сроков поставок, порядка в документах и точности в счетах-фактурах?

·         Какие поставщики обеспечивают наибольшую ценность для предприятия?

Анализ процессов

·         Сколько сделок было совершено за анализируемый период?

·         Сколько времени заняли переходы от одного этапа закупок к другому?

·         Сколько времени заняли переходы от одного поставщика к другому?

·         Сколько времени тратят поставщики на обработку заявок и их выполнение?

·         Какой процент заявок отклоняются?

·         Каковы причины отказа?

·         Есть ли зависимость отказов от закупаемого ассортимента, объема закупок или подразделений их заказывающих?

·         Где есть возможность для сокращения цены?

Анализ транзакций

·         Сколько заказов обрабатывается в рамках всей компании?

·         Какова средняя стоимость каждой закупки?

·         Как деятельность закупок каждого подразделения распределены по поставщикам и ассортименту?

·         Необходимо ли перераспределить обязанности по закупкам по каждому из подразделений?

·         Есть ли возможность консолидировать закупки у поставщика через одного заказчика в компании?

·         Существуют ли возможности для консолидации закупок определенных SKUs в одни руки по всей компании?

Процесс выполнения проекта анализа затрат

Сбор данных

Сбор данных начинается с понимания, какие системы содержат данные необходимые для создания полной информации о затратах и закупках. Они должны включать в себя, как внутренние системы (например, ERP, электронные закупки, управление кредиторской задолженностью), так и внешние опрос поставщиков и других участников рынка, информация из открытых источников, выставки, ассоциации, федерации и другие. Оцените точность и глубину полученных данных. Эти процессы необходимы, чтобы обеспечить четкую организацию и корреляцию собранных данных и дать эффективный  анализ. Но это не ограничивается этим: необходимы условия контрактов, специфика работы поставщиков, масштаб их бизнеса, альтернативные данные и детали, принципы ценообразования, средние цены по каждой SKU на рынке, какие финансовые и другие риски.

Анализа затрат

Анализа затрат является первым шагом в разработке и достижению общей стратегии в закупках для компании. Анализ начинается с определения источников для сбора данных по расходам. Эти источники могут быть как внутренние, так внешние . После того, как данные собраны они должен быть очищены, сгруппированы, классифицированы и проанализированы, чтобы удалить все дубликаты или ошибки, а так же сгруппированы по категориям. Необходимо исключить дублирование информации на нескольких базах данных и осуществить классификацию поставщиков по принципу удобства работы с материалом, это имеет крайне важное значение, все данные и характер их хранения должны соответствовать цели. Необходимо выявить повторяемость процессов, это позволит автоматизировать закупки и анализ получаемых данных, упростить существующие процедуры и сделать анализ расходов повторяемым процессом. Регулярный анализ собранных данных необходим для принятия управленческих решений, для организации и более эффективного контроля за деятельностью поставщиками.

Данные должны регулярно обновляться и анализ должен выполняться на постоянной основе, для поддержки стратегических решений  в управлении закупками. Выявление поставщиков с большим количеством сделок и потенциалом, дает возможности для повышения эффективности через получения от них специальных предложений. Крайне необходимо очистить и классифицировать данные, объединить и привести их в работоспособное состояние.