Централизованная модель, децентрализованная модель закупок или аутсорсинг – как найти самое лучшее решение именно для вашего бизнеса, выбирать и принимать решение вам самим.

На прошлой недели у меня было общение с топ менеджером одной из очень уважаемых компаний Украины, и мы обсуждали возможные модели организации операционных закупок на предприятии. Практика, которая сложилась в этой компании децентрализованных закупок, похожа на многие другие на рынке. Каждый департамент в рамках выполняемых ими задач, занимается и ведением повседневной операционной деятельности и с некой периодичностью приходится им участвовать в проведении ежегодных тендеров, с последующим подписанием договоров с поставщиками. Кроме всего прочего конечно на них же лежит задача размещение заказов и контроль качества их выполнения и весь необходимый документооборот, с накладными и актами выполненных работ. Модель полной децентрализации операционных, некатегорийных закупок присутствует сплошь и рядом, при этом практически не зависит, входит ли эта компания в топ 200 по товарообороту Украины или она скромно занимает свою нишу, в каком-нибудь регионе страны.

Мотивация CEO и Финансового директора понятна, ведь они точно уверены, что платить специально назначенным сотрудникам, обойдется дороже, чем дополнительная нагрузка менеджерам отделов. Поэтому закупки распределяются между руководителями отдельных подразделений и их менеджерами. Есть и другое преимущество в децентрализации закупочного процесса, это более гибкий подход к удовлетворению срочных потребностей подразделения, минимальный уровень «бюрократических» проволочек в закупочном процессе, более точное соответствие поставок или услуг запросам, а также возможность для каждого руководителя подразделения контролировать процесс.
В то же время, децентрализация закупок приводит к утрате преимуществ от заключения объемных  контрактов и более значительной потери возможности в экономии средств, а также отвлечение большого количества времени руководителей подразделений на длительные переговоры с поставщиками. Результатом данного подхода часто становится увеличение общего количества поставщиков по компании и иной раз на одни и те же закупки. Увеличивается стоимость доставки, а так же происходит дублирование заказов, формируются излишние слабо контролируемые запасы.
Даже если руководители среднего звена ведут продуманную закупочную деятельность, знают рынок поставщиков, имеют навыки проведения тендеров и торгов, запрашивают информацию у нескольких поставщиков под каждый тендер, они все равно теряют возможность объемных закупок и тратят свое драгоценное время на тендеры. Хотя их основная задача в компании совершенно другая!
Централизованная модель закупок является более эффективной с точки зрения затрат времени и именно она применяется во многих крупных коммерческих и государственных компаниях. Эта модель позволяет стандартизировать процессы внутри компании (в том числе критерии выбора идеального поставщика,  качества продукции, порядок и периодичность доставки, и.т.д.). Позволяет объединить потребности в закупках нескольких отделов или территориальных подразделений и благодаря этому повысить покупательную способность, договориться с поставщиком о лучшей цене, более выгодных условиях оплаты и лучшем сервисе. Централизованная модель закупок часто является составляющей частью стратегии компании и позволяет лучше контролировать запасы, цены и эффективность использования ресурсов. Однако не у всех компаний есть возможность выделить необходимые бюджетные средства на мотивацию персонала службы закупок и их обучение. Такие компании часто применяют гибридный подход, когда централизованная система сочетается с децентрализованными процессами. При этом в компаниях действуют корпоративные принципы и правила, а также применяется перечень утвержденных положений и инструкций, по данному вопросу.
Эффективным дополнением этим двум моделям может быть привлечение внешних экспертов, обладающих реальным успешным опытом организации закупок и сокращения затрат, прежде всего в сложных закупках, там где без экспертизы не обойтись.

Дополнительным преимуществом этого подхода является беспристрастное, прозрачное и объективное отношение внешнего эксперта к продукту, услуге и поставщикам, что дает возможность несколько абстрагироваться и получить общую, полную картину закупок.

Привлечение третьей стороны обеспечивает компании ряд несомненных выгод, проистекающих из квалифицированной поддержки внешних экспертов в сфере закупок, в частности: оптимизация цен, за счет единой объемной закупки, управление контрактами, выбор поставщиков из широкой базы, которой владеют внешние эксперты. При этом компании не нужно связывать собственные ресурсы сотрудников, у которых и так задач предостаточно или инвестировать средства в создание новой команды, а также на время, необходимое для ее эффективного структурирования и разработки собственных процессов.

Аутсорсинг внешних специалистов дает незамедлительные позитивные результаты, такие как организация закупок на высоком корпоративном уровне, оптимизированные в результате переговоров цены и перспективное планирование, что вместе приводит к сокращению затрат и повышению рентабельности при сохранении того же уровня сервиса.

На рынке присутствует аутсорсинг, который предоставляет услуги по организации и проведению закупок. При этом очевидными критериями являются опыт и база знаний экспертов в тех категориях, которые нужно проработать.
Второй важный вопрос, какой объем работы готова проделать привлеченная команда. Компании принесет очень мало пользы предоставление лишь только консультаций и рекомендаций, которые ей придется реализовывать и контролировать самостоятельно, мобилизуя для этого свои дефицитные ресурсы. Поэтому долгосрочное участие, включающее анализ предыдущих закупок, знание рынка поставщиков и их широкой базы, реализацию закупок и долгосрочный мониторинг, является обязательным требованием к привлеченному эксперту.

Третий вопрос – условия оплаты услуг экспертов по закупкам. Условия авансового или фиксированного вознаграждения экономически не выгодно для компаний, которые и так стремятся снизить свои непроизводственные расходы, и кроме того, это не гарантирует каких-либо результатов в сокращении расходов.

Наиболее убедительной выглядит форма оплаты по результату («нет экономии для вас – нет оплаты»), которая гарантирует высокий уровень вовлеченности партнера в процесс, тесное сотрудничество между ним и компанией в достижении общей цели долгосрочной экономии средств, и взаимовыгодные результаты для обеих сторон.

Централизованная модель, децентрализованная модель или аутсорсинг – как найти самое лучшее решение именно для вашего бизнеса, выбирать и принимать решение вам самим.